Suchen

Paperless-Dokumente erscheinen in der globalen Suche von Nextcloud für jeden Benutzer, der ihre Dateien öffnen kann: unter Paperless-Dokumente, nach den Dateien, jedes mit seinem Titel, seinem Datum und den Wörtern um den Begriff. Ein Klick auf eines öffnet seine Datei in Nextcloud.

Paperless-Dokumente in der Suche, nach den Dateien

Verwendung

Öffne die globale Suche von Nextcloud, schalte Verbundene Dienste durchsuchen ein und wähle Paperless-Dokumente. Nextcloud 32 und neuer schalten externe Anbieter nach einem Neuladen der Seite aus, also muss dieser Schalter erneut eingeschaltet werden, sofern ein Administrator nicht den Modus für den vertrauenswürdigen Dienst eingeschaltet hat.

Dokumente ohne synchronisierte Datei [P<ID>] des Archiv-Kontos bleiben absichtlich weg. Das hält auch Dokumente, die nur im Posteingang liegen, aus der Suche von Nextcloud heraus, wenn die Synchronisierung sie nicht exportiert.

Treffer nach Datum eingrenzen

Wähle im Datumsfilter der Suche von Nextcloud einen Zeitraum, etwa Letzte 30 Tage, Dieses Jahr oder einen eigenen Bereich, und die Paperless-Treffer zeigen nur Dokumente, deren Datum in Paperless darin liegt, das Datum, das Paperless für das Dokument zeigt, nicht den Tag, an dem es hinzugefügt oder synchronisiert wurde. Der Zeitraum zählt in ganzen Tagen in deiner Zeitzone: Letzte 30 Tage, am 30. September in Berlin gewählt, findet die Dokumente vom 1. bis zum 30. September. Paperless filtert die Dokumente selbst, also findet auch ein enger Zeitraum die passenden Dokumente weiter unten in der Rangfolge, und die Treffer bleiben in der gefilterten Liste von Nextcloud statt unter den teilweisen Treffern.

Was ein Treffer zeigt

Jeder Treffer zeigt die Vorschau seiner Datei, wie es die Treffer von Dateien tun, sonst das Symbol des Dateityps. Unter seinem Titel nennt eine Zeile das Datum des Dokuments in deiner Sprache, etwa Aug 12, 2026 auf Englisch und 12.08.2026 auf Deutsch, seinen Korrespondenten und seinen Typ und dann die Wörter um den Begriff, die Paperless gefunden hat. Hat nur eine Notiz des Dokuments gepasst, wie bei notes:transfer, zeigt die Zeile Notiz: und die Wörter der Notiz.

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config:
  flowchart:
    wrappingWidth: 400
    nodeSpacing: 30
---
flowchart TB
    accTitle: Was ein Treffer zeigt
    accDescr: Die Suche von Paperless-ngx schickt den Titel von Dokument 412, sein Datum 2026-08-12, die IDs seines Korrespondenten und seines Typs, 3 und 1, und die Wörter um den Begriff. Paperless nennt Korrespondent 3 Northstar Energy und Typ 1 Bill, mit einer Anfrage je Art für alle Dokumente der Seite, die die App zehn Minuten lang behält. Die Datei des Dokuments in Nextcloud liefert die Vorschau, wenn Nextcloud Vorschauen ihres Typs zeichnet, sonst das Symbol des Typs, wie die Suche nach Dateien sie zeigt. Der Treffer zeigt dieses Bild, den Titel Electricity invoice - August 2026 und darunter 12.08.2026 · Northstar Energy · Bill — Invoice E-2026-0812. Total due 84.30 EUR by September 2, mit dem Datum in der Sprache des Benutzers, etwa Aug 12, 2026 auf Englisch.

    paperless[("Paperless-ngx")]
    search["Die Suche: der Titel, das Datum 2026-08-12,<br>Korrespondent 3, Typ 1<br>und die Wörter um den Begriff"]
    names["Die Namen: Korrespondent 3 ist Northstar Energy,<br>Typ 1 ist Bill, mit einer Anfrage je Art<br>für die Seite, zehn Minuten lang behalten"]
    file["Die Datei in Nextcloud: ihre Vorschau,<br>wenn Nextcloud Vorschauen ihres Typs zeichnet,<br>sonst das Symbol ihres Typs"]
    result(["`**Electricity invoice - August 2026**
    12.08.2026 · Northstar Energy · Bill —
    Invoice E-2026-0812. Total due 84.30 EUR by September 2
    *das Datum in der Sprache des Benutzers: Aug 12, 2026 auf Englisch*`"])

    paperless --> search
    paperless --> names
    search --> result
    names --> result
    file --> result

    classDef app fill:#526cfe2e,stroke:#526cfe,stroke-width:2px
    classDef yes fill:#16a34a2e,stroke:#16a34a,stroke-width:2px
    class names app
    class result yes

• Vorschau. Nextcloud zeichnet Vorschauen von Bildern und Office-Dokumenten, von PDF-Dateien aber erst, wenn ein Administrator sie einschaltet, wie seine Dokumentation der Vorschauen beschreibt. Bis dahin zeigt ein Treffer das Symbol von PDF-Dateien, wie es die Treffer von Dateien tun.
• Korrespondent und Typ. Paperless schickt sie als Zahlen. Die App fragt Paperless mit einer Anfrage für alle Korrespondenten und einer für alle Typen einer Seite nach ihren Namen und behält die Namen zehn Minuten lang, also erscheint ein in Paperless geänderter Name innerhalb von zehn Minuten in den Treffern. Darf das Konto des API-Tokens keine Korrespondenten oder Typen ansehen, oder antwortet Paperless nicht rechtzeitig, erscheinen die Treffer ohne sie, und die Suche funktioniert wie zuvor.
• Text. Die Wörter um den Begriff kommen so, wie Paperless sie auszeichnet, und der Treffer zeigt sie als einfachen Text. Text eines Dokuments in spitzen Klammern, etwa <GmbH>, erscheint mit einem Leerzeichen nach <, als < GmbH>, damit kein Teil eines Treffers je als HTML wirken kann.

In Talk, Text, Deck und Mail

Der Smart Picker von Nextcloud findet Paperless-Dokumente ebenfalls, wo immer du schreibst: Tippe / in Text oder Collectives, oder öffne den Smart Picker in einer Unterhaltung von Talk, einer Karte von Deck oder einer Nachricht von Mail. Wähle Paperless-Dokumente, suche und wähle einen Treffer: Der Picker fügt den Link auf seine Datei ein. Alle, die diese Datei öffnen können, sehen ihre Vorschau; alle anderen sehen nur den Link.

Der Picker sucht über denselben Anbieter wie die Suche von Nextcloud, also listet er dieselben Dokumente. Er fragt Paperless, sobald du Paperless-Dokumente gewählt und einen Begriff getippt hast, ohne den Schalter Verbundene Dienste durchsuchen: Die Wahl ist dieselbe Zustimmung.

Auf dem Dashboard

Füge Neu in Paperless mit Anpassen am Ende des Dashboards zu deinem Dashboard hinzu. Das Widget listet die neuesten Dokumente, die Paperless hinzugefügt hat und die du öffnen kannst, die neuesten zuerst, ohne Suche: jedes mit der Vorschau seiner Datei und unter seinem Titel dem Tag, an dem Paperless es hinzugefügt hat, in deiner Sprache, seinem Korrespondenten und seinem Typ, etwa 03.09.2026 · Example Motors · Receipt. Ein Klick auf eines öffnet seine Datei in Dateien. Sobald die Liste voll ist, zeigt das Dashboard von Nextcloud sechs Dokumente und darunter Mit dir geteilte Dateien, das alle Dateien öffnet, die andere mit dir teilen; mit weniger Dokumenten zeigt es alle und keinen Link, und das Archiv-Konto, dem die Dateien gehören, bekommt gar keinen solchen Link. Die Apps und die anderen Clients der API des Dashboards bekommen bis zu sieben Dokumente und den Link. Die Dashboard-API von Nextcloud stellt das Widget auch anderen Clients bereit, etwa den Widgets der Android-App auf dem Startbildschirm eines Smartphones.

---
config:
  flowchart:
    wrappingWidth: 400
    nodeSpacing: 30
---
flowchart TB
    accTitle: Die neuesten Dokumente auf dem Dashboard
    accDescr: Das Dashboard von jamie fragt das Widget Neu in Paperless nach seinen Einträgen. Die App nimmt die 25 Dokumente, die Paperless-ngx zuletzt hinzugefügt hat, aus dem verteilten Cache von Nextcloud, oder fragt sonst Paperless danach, die neuesten zuerst, und behält sie eine Minute lang für jeden Benutzer, denn jede Anfrage trägt das Token der Einstellungen. Davon sieht jamie die Dokumente, deren Datei des Archiv-Kontos jamie öffnen kann, gefunden an ihren Kennungen mit einer Suche im Datei-Cache, höchstens sieben, mit den Namen ihrer Korrespondenten und Typen. Jeder Eintrag zeigt die Vorschau seiner Datei, seinen Titel und den Tag, an dem Paperless ihn hinzugefügt hat, seinen Korrespondenten und seinen Typ, etwa 03.09.2026 · Example Motors · Receipt, und öffnet die Datei in Dateien.

    dashboard["Das Dashboard von jamie fragt<br>Neu in Paperless nach seinen Einträgen"]
    cache{"Die neuesten Dokumente<br>im Cache von Nextcloud?"}
    paperless[("Paperless-ngx: die 25 zuletzt<br>hinzugefügten Dokumente, die neuesten zuerst,<br>höchstens einmal in der Minute für alle Benutzer")]
    files["Die Dateien des Archiv-Kontos,<br>die jamie öffnen kann, an ihren Kennungen,<br>mit einer Suche im Datei-Cache"]
    names["Die Namen ihrer Korrespondenten und Typen,<br>zehn Minuten lang behalten"]
    widget(["`**Die neuesten Dokumente von jamie**, höchstens sieben:
    die Vorschau der Datei, der Titel,
    03.09.2026 · Example Motors · Receipt
    *jeder öffnet seine Datei in Dateien*`"])

    dashboard --> cache
    cache -- "nein" --> paperless
    paperless --> files
    cache -- "ja" --> files
    files --> names
    names --> widget

    classDef you fill:#f59e0b2e,stroke:#f59e0b,stroke-width:2px
    classDef app fill:#526cfe2e,stroke:#526cfe,stroke-width:2px
    classDef yes fill:#16a34a2e,stroke:#16a34a,stroke-width:2px
    class dashboard you
    class cache,files,names app
    class widget yes

• Wer was sieht. Dieselbe Regel wie in der Suche: Ein Dokument erscheint für alle, die seine Datei des Archiv-Kontos öffnen können. Das Widget betrachtet die 25 Dokumente, die Paperless zuletzt hinzugefügt hat; kannst du keines davon öffnen, sagt es das.
• Wie neu. Die neuesten Dokumente sind für jeden Benutzer dieselben, denn jede Anfrage an Paperless trägt das Token der Einstellungen, also fragt die App Paperless höchstens einmal in der Minute danach, für alle Benutzer gemeinsam, und behält sie solange im verteilten Cache von Nextcloud. Das braucht einen Memory-Cache, wie Nextcloud ihn empfiehlt: Ohne einen fragt jedes Dashboard, das das Widget zeigt, Paperless und wartet während eines Ausfalls darauf. Ein Dokument, das Paperless hinzufügt, erscheint innerhalb einer Minute, eine Datei, die mit dir geteilt wird, sofort.
• Wenn Paperless nicht antwortet, innerhalb von fünf Sekunden, sagt das Widget Paperless ist gerade nicht erreichbar., und die App fragt eine Minute später erneut. Ein solcher Fehler kommt in das Protokoll von Nextcloud, nicht in den Verlauf der Probleme der Suche.
• Nur wo die Suche funktioniert. Das Dashboard bietet das Widget an, sobald die Einstellungen ein Paperless und ein Archiv-Konto nennen, das existiert.

Warum der Schalter nach dem Neuladen aus ist

Verbundene Dienste durchsuchen entscheidet, ob eine Suche Nextcloud verlässt. Nextcloud zählt jede Suche, die den Begriff an einen anderen Server schickt, als eine eines verbundenen Dienstes, auch Paperless, und fragt sie nur, solange der Schalter an ist. Es schaltet den Schalter aus, sobald die Seite neu lädt, damit kein Begriff ohne die Wahl des Benutzers an einen anderen Server geht, immer wieder.

Ein Administrator, der seinem Paperless-Server vertraut, als dem, der die Dokumente ohnehin hält, kann in den Einstellungen Paperless immer in die globale Suche einbeziehen wählen. Paperless gehört dann zu jeder Suche jedes Benutzers, ohne den Schalter, der es nicht mehr steuert. Jeder Benutzer lädt Nextcloud nach der Änderung einmal neu.

Auf dem Smartphone

• Im Browser eines Smartphones funktioniert die Suche wie auf einem Computer, und ein Treffer öffnet sich im Viewer von Nextcloud.
• Die Nextcloud-Apps für iOS und Android zeigen Paperless-Dokumente ebenfalls in ihrer Suche. Ein Treffer öffnet die Datei im Viewer der App, ohne sie zu verlassen: Die iOS-App bekommt einen Link nextcloud://open-file, die Android-App die ID und den Pfad der Datei.

Auf einem Smartphone, im Browser

Suchen wie in Paperless

Nextcloud gibt die Wörter einer Suche so an Paperless-ngx weiter, wie sie getippt werden, also funktioniert seine Suchsyntax auch in Nextcloud. Ohne sie findet Paperless die Dokumente, die jedes Wort enthalten, im Text, im Titel, im Korrespondenten, im Typ oder in den Tags:

Suche nach	Findet
invoice 2025	Dokumente mit beiden Wörtern, in beliebiger Reihenfolge
"home insurance"	Die genaue Wortfolge
insur*	Wörter, die mit insur beginnen
invoice NOT draft	Rechnungen ohne das Wort draft; die Operatoren werden großgeschrieben
correspondent:acme	Dokumente des Korrespondenten ACME
type:invoice tag:unpaid	Unbezahlte Rechnungen, nach ihrem Typ und ihrem Tag
created:[2024 to 2025]	Dokumente, die von 2024 bis 2025 erstellt wurden
added:yesterday	Dokumente, die Paperless gestern erhalten hat

Ein Feld oder ein Zitat, das noch getippt wird, etwa tag: allein, findet womöglich nichts; die Treffer kommen, sobald die Suche vollständig ist. Paperless 3 lehnt eine Anfrage ab, die es noch nicht verarbeiten kann, etwa created:[2026 to, während der Bereich noch getippt wird; die Suche findet dann die Dokumente ihrer Wörter in der einfachen Suche von Paperless, bis die Anfrage vollständig ist. Weder das noch eine Seite nach dem letzten Treffer zählt als Problem der Suche. Jeder Treffer ist trotzdem ein Dokument, dessen Datei der suchende Benutzer öffnen kann.

Aus Skripten und KI-Assistenten nutzen

Die Suche ist auch eine API: Die OCS-Such-API von Nextcloud antwortet mit denselben Treffern, die seine Suche zeigt, für den Benutzer, der fragt, und die Dateien, die dieser Benutzer öffnen kann. Ein Skript, eine Automatisierung oder ein KI-Assistent, der HTTP-Anfragen senden kann, verwendet sie mit einem App-Passwort eines Benutzers:

curl -u jamie -H 'OCS-APIRequest: true' \
  'https://cloud.example.com/ocs/v2.php/search/providers/paperless_unified_search_documents/search?term=invoice&format=json'

curl fragt nach dem App-Passwort, was es aus dem Verlauf der Shell heraushält; ein Skript übergibt es in einer Datei mit --netrc-file. Die Antwort, gekürzt:

{
  "ocs": {
    "meta": { "status": "ok", "statuscode": 200, "message": "OK" },
    "data": {
      "name": "Paperless documents",
      "isPaginated": false,
      "entries": [
        {
          "thumbnailUrl": "https://cloud.example.com/core/preview?x=64&y=64&fileId=1234&mimeFallback=1",
          "title": "Home insurance renewal",
          "subline": "Mar 2, 2026 · Harbor Mutual · Insurance — … the premium is due with this invoice …",
          "resourceUrl": "https://cloud.example.com/f/1234",
          "icon": "",
          "rounded": false,
          "attributes": { "fileId": "1234", "path": "/Archive/2026/Home insurance renewal [P412].pdf" }
        }
      ],
      "cursor": null
    }
  }
}

Jeder Eintrag nennt das Dokument, sein Datum in der Sprache des Benutzers, seinen Korrespondenten und seinen Typ mit einer passenden Zeile seines Textes, das Bild seiner Datei in thumbnailUrl als absolute URL, das seine Vorschau ist, wenn Nextcloud Vorschauen seines Typs zeichnet, und sonst das Symbol dieses Typs, den Link, der seine Datei öffnet, und die ID und den Pfad der Datei für diesen Benutzer. icon bleibt leer: Der Smart Picker von Nextcloud würde es statt des Bildes zeigen, als Namen einer CSS-Klasse. limit legt fest, wie viele Treffer eine Seite enthält, standardmäßig 5 und bis zu 50. Um eine Seite zu füllen, geht die App bis zu 4 Seiten mit 25 Dokumenten durch, die Paperless findet, höchstens 3 Sekunden lang. Eine Seite kann trotzdem weniger Treffer enthalten, sogar keinen, wenn der Benutzer die Dateien nur weniger der Dokumente öffnen kann, die Paperless findet, also frag weiter mit cursor auf dem cursor der Antwort, solange isPaginated true ist. Schick den cursor so zurück, wie du ihn bekommen hast: Er zählt die Dokumente von Paperless, die die Seiten davor durchgegangen sind. since und until grenzen die Treffer auf die Dokumente ein, die in einem Zeitraum datiert sind, wie es der Datumsfilter der Suche tut, jeweils ein Zeitpunkt wie 2026-08-01T00:00:00Z, dessen Tag in der Zeitzone des Benutzers zählt, also findet &since=2026-08-01T00:00:00Z&until=2026-08-31T23:59:59Z die Dokumente vom August 2026 für einen Benutzer in UTC. Der Schalter Verbundene Dienste durchsuchen gehört zur Suche im Browser; die API fragt Paperless ohne ihn.

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